xdeb.org

Inlådan översvämmas med e-brev, mobilen ringer och listan på Word- och PDF-filer som folk vill att du kollar igenom är oändlig. När du kollar upp något på Google får du tusentals träffar att vada igenom och när du väl kommit till en lovade hemsida verkar den inte vara gjord för att man ska kunna hitta något där. Diskussions-forum, snabbmeddelanden ,SMS, MMS, videokonferenser etc. Allt detta läggs dessutom ovanpå det som fanns tidigare, rapporter, pm, tidningar, radio och tv.

Många känner säkert igen sig, det kallas informations-stress.

Lösningen är en kombination av teknologi och kunskap. Det krävs att du gör en insats. Du måste lära dig en del nya saker. Men att lära sig nya saker är kul och dessutom så fungerar det. Läs vidare för att ta del av tipsen som kan göra ditt liv mer harmoniskt.

Läs handböcker

Datorer och mobiler är meta-maskiner som vi begär ska kunna göra en lång rad olika saker. Av detta följer att de blir komplexa. Komplexa saker kräver lite tid och ansträngning att lära sig behärska. Det är därför det finns handböcker, läs dem.

Du lever vilket betyder att dina gener har överlevt miljoner år av evolution. Du har lärt dig att gå vilket är en bragd i koordination och balans. Du här lärt dig att läsa och skriva vilket är en än större bragd i abstrakt tänkande. Kom nu inte och säg att du inte kan lära dig använda lite elektroniska prylar för din egen nytta.

Vibrator och mobilsvar gör mobilen lugn

Ringande och pipande tillåts avbryta nästan vad som helst, mycket ociviliserat. Stäng av ringljudet och använd bara vibratorn istället. Nu är det bara du som vet att din mobil “ringer”, en lisa för alla andra.

Du kan låta den ringa/vibrera tills mobilsvar hoppar igång. Alternativt ta upp mobilen och lite förstrött kolla vem som ringer, skulle det råka vara något väldigt viktigt så ursäktar du dig och tar samtalet.

Ett tips är att trycka på nej/lägg på luren/röd knapp om du inte kan svara just nu. Den som ringer får då antingen en upptagetton eller blir kopplad till mobilsvar beroende på hur du ställt in det. I vilket fall vet den som ringt att du vet att du är eftersökt och förhoppningsvis kommer att göra något åt det vad det lider.

Tro det eller ej men det går faktiskt att helt sonika stänga av mobilen också.

Flera e-postkonton, håll isär arbete och fritid

E-post kan vara order från chefen, inbjudan till fest, en teckning från barnbarnen eller senaste utkastet på verksamhetsberättelsen som avsändaren tror alla är superintresserad av.

Det bästa sättet att hålla isär dem är att ha flera e-postkonton. Åtminstone två, ett för vänner och familj och ett för arbete. På kvällar, helger och semester kollar man helt enkelt inte kontot för arbetet utan nöjer sig med teckningen från barnbarnen och festinbjudan.

Lär dig söka på nätet (även om du tror du kan)

• Läs igenom Google Söktips.
• Testa Google Avancerad sökning.

Detta tar kanske 20-30 minuter av ditt liv och kommer att betala tillbaka sig mångfaldigt. De flesta sökmotorer fungerar på liknande sätt så kunskapen gäller mer än bara Google.

Filtrera mera och få ordning på e-posten

Alla moderna e-postprogram har funktion för att filtrera e-brev. Det kallas Filter eller Regler och kan oftast påverka såväl ingående som utgående post.

Ett filter kan t ex göra så att alla brev från och till kalle@foo.com läggs i mappen Kalle

Skapa filter för alla personer/grupper du ofta kommunicerar med. Helt plötsligt är din inlåda nästan tom, där hamnar bara brev från nya kontakter och diverse-post. (SPAM hamnar där också med det tar vi hand om i ett annat tips.)

Med ett ögonkast på mapplistan i ditt e-postprogram kan du nu se vad du har för post. Mappar med olästa brev brukar markers med fel stil, understruket eller liknade. En del program sätter dit en siffra för antalet olästa brev också.

Det kanske tar en timme av ditt liv men betyder slutet på överfyllda inlådor och ger dig istället överblick och kontroll.

Denna typ av filter har inget med antispamfilter att göra, de fyller helt olika behov. Att försöka filtrera spam med vanliga filter är dömt att misslyckas.

Tuffa människor tar inte säkerhetskopior, de gråter

Hur ofta ska jag ta säkerhetskopior? Hur mycket arbeta vill du förlora är min motfråga.

På större företag brukar detta lösas på ett bra sätt men många småföretag lever farligt. Frågan är inte om man kommer att förlora data utan när.

Själv kopierar jag alla nya/ändrade filer till en extern hårddisk var eller varannan dag. Dessutom bränner jag till CDs alla mina dokument, e-post etc ca en gång i månaden.

SPAM, åtgärder som fungerar

Får du lite eller inge SPAM? Lugn det kommer! Själv är jag uppe i över 50 stycken per konto och dag och kurvan pekar uppåt. Det tar tid att ladda hem om man sitter på en långsam uppkoppling som modem eller mobil. Det tar tid att sålla bort dem så att man kan hitta de riktiga breven. Det sistnämnda går att lösa riktigt OK, det förstnämnda får man i stort sett leva med.

• Steg ett: Se till att ditt företag/Internetleverantör har ett bra antispamfilter som markerar/taggar alla misstänkte brev. Detta gör dem lättare att känna igen och filtrera. Det finns mycket bra filter men de är aldrig perfekta, riktiga brev kan bli märkta som spam så låt dem inte radera brev utan som sagt bara markera/tagga dem.
• Steg två: Skaffa ett e-postprogram som har antispamfiler eller ett separat antispamprogram som fungerar med ditt befintliga e-postprogram. Dessa filter stoppar undan SPAM i en egen mapp så inlådan förblir ren och fin. Kom ihåg att kolla spam-mappen då och då så att inga riktiga brev kommit med.

“Bayesian Filtering” är det typ av antispamfiler som tveklöst fungerar bäst. De bygger på statistik av “bra” och “dåliga” ord i brev och man tränar dem genom att tala om vilka brev som är riktiga och vilka som är SPAM. En del kommer också “förtränade”. Redan efter några dagar brukar de ha lärt sig nog mycket för att vara effektiva och de blir sedan bara bättre och bättre.

Förslag på program:

• Retrospect - Säkerhetskopieringsprogram från Dantz.
• Eudora - E-postprogram för båda Mac och Windows, det program jag använder själv. Inbyggt antispamfilter med “Bayesian Filtering”.
• Apple Mail - Det e-postprogram som följer med Mac OS X och som fungerar utmärkt. Inbyggt antispamfilter med “Bayesian Filtering”.
• Bayesian filter för Outlook - Här finns tips på en rad plugins som ger Outlook för Windows antispamfilter av typen “Bayesian Filtering”.
• SpamAssassin - Antispamfilter för e-postservrar, tipsa ditt företag/ISP

Ett par andra sidor på nätet som kan vara av intresse:

• BBC News Web guru fights info pollution
• useit.com Jakob Nielsen on Usability and Web Design
• Tips för hantering av e-post med hjälp av regler i Outlook 2002